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RESUME DU POSTE
Titre : Prestataire développeur
Lieu de travail : Cotonou (Bénin) avec possibilité de travail hybride
Qualification : Avoir au moins une licence en informatique de gestion, en informatique et télécommunication, en ingénierie logicielle ou dans un domaine connexe avec au moins deux expériences de développement logiciel antérieur fonctionnels
Date de début de prestation : 29/12/2025
Date limite de soumission : 26/12/2025
Durée de la prestation : Un mois
CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Présentation du CERRHUD
Le Centre de recherche en reproduction humaine et en démographie (Cerrhud) est une organisation de santé publique à but non lucratif, jouissant d’une autonomie administrative et financière. Le centre a toujours démontré une bonne efficacité opérationnelle grâce à son autonomie dans la prise de décision et l’action, à ses 45 années d’expérience, à ses interactions avec divers partenaires financiers et de recherche aux niveaux national et international, à ses relations institutionnelles privilégiées avec plusieurs acteurs clés du système de santé béninois, ainsi qu’à une équipe pluridisciplinaire qui lui confère une grande flexibilité.
La structure organisationnelle du CERRHUD comprend trois départements de recherche et d’intervention (Politique et système de santé, Biostatistique, épidémiologie, population et contrôle des maladies, Biomédical et clinique), un Département administration et finances qui assure la gestion financière et comptable des projets ainsi que le fonctionnement routinier du Centre. Les équipes sont soutenues par deux responsables de suivi-évaluation qui assurent le suivi de la mise en œuvre des activités.
Le Centre mobilise ses ressources financières principalement à travers deux canaux : les prestations de services offertes par son laboratoire d’analyses et les financements de projets de recherche obtenus à la suite d’appels à propositions (inter)nationaux. Dans ce contexte hautement compétitif, l’efficacité opérationnelle et la performance sont des facteurs clés pour la survie et le développement du Centre.
Pour piloter efficacement ses activités et optimiser l’utilisation de ses ressources, le CERRHUD s’appuie sur deux outils de planification complémentaires qui constituent le socle de son système de gestion : le plan de travail annuel (PTA) et les plans opérationnels mensuels (POM). Le PTA représente l’outil stratégique de programmation annuelle qui permet d’aligner l’ensemble des projets et activités du Centre avec ses missions institutionnels et ses engagements contractuels envers les partenaires techniques financiers. Il assure la cohérence entre les ressources disponibles et les objectifs programmatiques, tout en garantissant une allocation optimale des ressources disponibles. Les POM, quant à eux, constituent le niveau opérationnel de cette planification en traduisant les orientations annuelles en actions concrètes mensuelles, permettant ainsi d’anticiper les besoins de trésorerie, de coordonner les interventions des différentes équipes et d’éviter les goulots d’étranglement dans la mise en œuvre. Ensemble, ces deux instruments forment un système de planification dynamique qui conditionne directement la capacité du CERRHUD à honorer ses engagements, à maintenir sa crédibilité auprès de ses partenaires et à assurer sa pérennité financière.
Processus actuel d’élaboration des PTA et POM
Le CERRHUD élabore actuellement ses PTA en utilisant Microsoft Excel, selon un processus structuré en plusieurs étapes :
• Dans une première phase de cadrage stratégique, les chefs de départements, les responsables de suivi-évaluation et la Direction procèdent à l’inventaire des projets à mettre en œuvre durant l’année. Cette phase inclut les projets en cours non encore achevés, les nouveaux financements obtenus pour l’année suivante, ainsi que les projets à développer ou dédiés au développement institutionnel du Centre. En fonction de leur dimensionnement, les projets sont structurés en une ou plusieurs activités principales. Les départements de mise en œuvre ainsi que les ressources humaines nécessaires sont identifiés et attribués.
• Une fois la liste des projets définie, chaque équipe projet élabore la planification opérationnelle détaillée des activités en cohérence avec les indicateurs et objectifs contractuels. Pour chaque activité principale, l’équipe définit les quantités de ressources nécessaires, qu’elles soient humaines, logistiques, logicielles ou matérielles, ainsi que les périodes de mise en œuvre. Le budget prévisionnel de chaque activité est calculé à partir du répertoire des prix de référence du CERRHUD. Chaque PTA est ensuite validé par le département technique responsable de la mise en œuvre avant de passer à la phase d’arbitrage.
• La phase d’arbitrage et d’équilibrage constitue une étape cruciale du processus. Les chefs de départements et la Direction analysent l’équilibre entre les ressources financières prévisionnelles issues des contrats de projets de recherche, les besoins budgétaires exprimés par les équipes de mise en œuvre, et l’occupation et la charge de travail des différentes ressources humaines, afin d’assurer une répartition équilibrée et une utilisation optimale des compétences. Ces arbitrages permettent d’identifier les besoins de mobilisation de ressources additionnelles ou de recrutement de nouvelles ressources humaines.
À partir des PTA et des POM validés, les équipes utilisent l’outil Microsoft Planner (Office 365) pour la planification quotidienne des tâches à effectuer. Cependant, en début de chaque mois, chaque équipe projet établit la prévision des activités à mettre en œuvre en extrayant les informations du PTA annuel et en filtrant les activités planifiées pour le mois concerné. Le draft de POM ainsi constitué est ensuite validé par les chefs de département avant d’être signé par le Directeur. Les POM permettent d’anticiper les besoins de trésorerie mensuels, les différents ateliers ou collectes de données à conduire, les sollicitations attendues de l’équipe logistique et du secrétariat, ainsi que toute autre activité critique nécessitant une préparation préalable. Cette planification mensuelle évite les surprises et assure une meilleure coordination entre les différentes équipes des départements.
Problématique et justification du projet
Le système actuel, basé sur Microsoft Excel, présente plusieurs limites qui pourraient compromettre l’efficacité et la réactivité du Centre sur le long terme. L’utilisation de tableurs, bien qu’ayant permis d’établir une discipline de planification, atteint aujourd’hui ses limites face à la croissance et à la complexification du portefeuille de projets du CERRHUD.
La première limite concerne le manque d’agilité du système. La mise à jour et l’ajout de nouveaux projets en cours d’année nécessite des manipulations complexes de formules et de liens entre feuilles de calcul qui ralentissent considérablement le processus. Chaque modification requiert une vigilance pour éviter de rompre les liens existants ou de corrompre les formules de calcul automatique. Cette rigidité est particulièrement problématique dans un environnement où les opportunités de financement peuvent survenir à tout moment. Le temps perdu dans ces manipulations techniques représente autant d’heures qui ne sont pas consacrées à l’analyse stratégique et à l’optimisation de la planification.
La deuxième difficulté réside dans la production de synthèses analytiques. Les chefs de département et la Direction ont besoin de visions consolidées par département, par type de projet, par source de financement ou encore par période pour prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources. Or, la génération de ces synthèses à partir des fichiers Excel actuels nécessite des travaux connexes importants de programmation de feuilles de calcul, de tableaux croisés dynamiques et de macros. Ces opérations mobilisent du temps précieux qui devrait être consacré à l’interprétation des données et à la prise de décision plutôt qu’à leur extraction et leur mise en forme. De plus, la fiabilité de ces synthèses dépend fortement de la rigueur maintenue dans la saisie des données, et toute erreur ou incohérence dans les fichiers sources se répercute automatiquement sur l’ensemble des analyses.
De plus, les PTA et POM élaborés dans Excel n’ont aucune connexion automatisée avec les outils de planification opérationnelle comme Microsoft Planner, ni avec le logiciel comptable Hypersoft utilisé pour le suivi financier. Cette fragmentation des systèmes d’information oblige
les équipes à ressaisir manuellement les mêmes informations dans différents outils multipliant ainsi les risques d’erreurs et d’incohérences. Plus problématique encore, l’absence de passerelle entre les prévisions budgétaires des PTA et les dépenses réelles enregistrées dans Hypersoft rend impossible toute comparaison automatisée entre ce qui était planifié et ce qui est effectivement réalisé. Les comptables et les responsables de suivi-évaluation doivent produire manuellement ces rapprochements, un exercice fastidieux qui limite considérablement la fréquence et la profondeur des analyses de performance. Cette situation empêche le pilotage en temps réel et retarde la détection des écarts qui nécessiteraient des ajustements.
Enfin, le travail collaboratif révèle toutes les faiblesses inhérentes aux fichiers Excel partagés. Lorsque plusieurs personnes doivent contribuer simultanément à l’élaboration d’un PTA, les conflits de versions deviennent fréquents. Les mécanismes de verrouillage de fichiers imposent une séquentialité du travail qui ralentit le processus, particulièrement en période de pic d’activité comme lors de la préparation du PTA annuel ou lors de l’intégration d’un nouveau projet majeur. La synchronisation entre les contributions des chefs de département, des chefs de projet, des responsables de suivi-évaluation, de la Direction et de la DAF devient une gymnastique chronophage qui génère de la frustration et peut retarder la finalisation des documents de planification.
De plus, en l’absence d’un système centralisé avec traçabilité des modifications, il devient difficile de retracer l’historique des décisions de planification ou de comprendre l’origine d’une donnée contestée.
Face à ces contraintes et pour consolider les progrès organisationnels, le CERRHUD souhaite développer un logiciel sécurisé, intuitif et collaboratif. Ce dernier devra permettre l’élaboration du PTA ainsi que la génération, la mise à jour et la validation des POM le suivi[1]évaluation du PTA par départements et par axes, la visualisation dynamique des réalisations, la centralisation et l’archivage des données ainsi que la coordination interne.
OBJECTIFS
L’objectif général de cette mission est de concevoir, développer, tester et déployer un logiciel intégré permettant l’élaboration, la gestion et le suivi des PTA et des POMs. Plus spécifiquement, il s’agira de :
• Digitaliser l’ensemble du processus d’élaboration des PTA, notamment la saisie des activités, activités principales et projets, et de l’affectation de différentes informations connexes notamment, l’axe stratégique, la mission à laquelle elle contribue, le département, le type de financement, la source de financement, le début, la fin, le chargé de projet etc. ;
• Digitaliser le processus d’estimation détaillée des ressources nécessaires à l’exécution de l’activité (nombre de temps de travail par ressource humaine, nombre de jour de location de véhicule d’un type donné etc.) ;
• Permettre le calcul automatique des budgets à partir du répertoire des prix de référence du CERRHUD et des données issues de la formulation des besoins en ressources ;
• Faciliter le processus de validation des plans par différents acteurs hiérarchiques ;
• Faciliter l’extraction de tout ou une partie des données en fonction de besoins (générer les POM, générer la liste des activités sous la responsabilité d’un acteur donné pour une période donnée, etc.)
• Faciliter la production automatique de synthèses analytiques ;
• Sécuriser les données avec un système centralisé, des sauvegardes automatiques et une traçabilité complète des modifications Il est envisagé plus tard, après au moins un an d’utilisation d’intégrer le logiciel avec Hypersoft pour permettre la comparaison automatique entre prévisions et réalisations budgétaires ou développer une API permettant l’interconnexion.
En résumé, le logiciel devra reproduire et améliorer la structure actuelle du PTA géré sous Excel, où chaque projet dispose de sa feuille dédiée et une feuille principale assure la synthèse, tout en offrant une interface intuitive et des fonctionnalités collaboratives alignées sur la structure organisationnelle et les mécanismes de gouvernance du CERRHUD.
Méthodologie et tâches du consultant / développeur (indicative)
En collaboration avec l’équipe technique, la personne recrutée devra effectuer les tâches suivantes :
1. Analyse des besoins et cadrage
• Analyse documentaire du fichier actuel d’élaboration des PTA, du répertoire de prix et autres listes de variables (types de projets, types d’activités et types de livrables, etc) ;
• Réalisation d’entretiens avec les départements et la Direction afin de recueillir leurs attentes et besoins du logiciel ;
• Élaboration du cahier de charges à valider par la Direction. Le cahier de charges devra inclure à minima les différentes fonctionnalités du logiciel, les maquettes graphiques de chaque interface du logiciel, la structure de la base des données, le plan d’hébergement et de sécurité des données, les possibilités d’extensions et un chronogramme de mise en œuvre.
2. Développement du logiciel
Le développement devra prioriser une approche agile et la sécurité des données. Le logiciel devra répondre aux défis actuels d’élaboration, suivi et évaluation des PTA et POMs. À partir du cahier de charges définis, il devra prendre en compte au minimum les modules suivants :
• Élaboration du PTA
• Mise à jour du PTA
• Élaboration des POMs
• Suivi et évaluation des POMs et du PTA
• Tableau de bord collaboratif et automatisé
• Archivage et gestion des versions des documents
• Gestion des utilisateurs et des niveaux d’accès.
3. Tests et validation
Il s’agira dans cette phase de faire un test utilisateur à partir des données réelles et procéder à l’amélioration du logiciel. Ainsi, nous anticipons :
• La conduite de tests à partir d’anciens PTA et POMs
• L’identification et la correction des anomalies détectées
• L’importation d’anciens PTAs et POMs
4. Formation et documentation
• Formation du personnel du centre à l’administration et à l’utilisation du logiciel
• Mise à disposition d’un manuel technique et d’un guide utilisateur
• Mise à disposition des codes sources
5. Hébergement et propriété du logiciel
• Le logiciel sera hébergé sur les infrastructures du CERRHUD ou toute infrastructure validée par le service Informatique.
• L’ensemble du code source, des bases de données et des livrables produits dans le cadre de la mission sera la propriété exclusive du CERRHUD, avec remise du code source complet et documenté en fin de mission.
6. Sécurité et confidentialité des données
Le logiciel devra intégrer des mécanismes de sécurité incluant l’authentification sécurisée, la gestion des rôles et niveaux d’accès, la traçabilité des actions utilisateurs, des sauvegardes régulières et le respect des règles internes de confidentialité du CERRHUD.
Livrables attendus
Les livrables attendus sont :
• Rapport de cadrage technique et fonctionnel
• Cahier de charges
• Logiciel opérationnel avec toutes les fonctionnalités validées
• Documentation technique complète et codes sources
• Guide utilisateur
• Rapport de tests
• Rapport de formation
Profil requis
Le prestataire doit :
• Être titulaire d’un diplôme en informatique, génie logiciel, systèmes d’information ou équivalent
• Avoir au moins 3 ans d’expérience en développement d’applications web ou logicielles
• Avoir une expérience avérée dans :
o La conception de systèmes de gestion/projets
o Le développement de solutions collaboratives
o Le déploiement d’interfaces ergonomiques
o Le développement d’outils de suivi de projets, de reporting ou de tableaux de bord institutionnels.
• Avoir une maîtrise d’au moins un des environnements suivants : Laravel / Django / Node.js / Java / PHP / autres frameworks pertinents
• Posséder une bonne capacité d’analyse et de documentation
• Avoir une expérience de travail avec des organisations ou institutions est un atout Modalités de recrutement
Le recrutement sera effectué sur la base :
• De la qualité du dossier soumis ;
• De la pertinence de la méthodologie proposée ;
• De l’expérience du soumissionnaire;
• De la disponibilité à exécuter la prestation dans les délais requis ;
• De la compétitivité financière.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Dossier de candidature
Le dossier doit comprendre :
• Une note technique présentant :
o La compréhension du besoin ;
o La méthodologie de développement proposé ;
o Le calendrier d’exécution ;
o la durée et la périodicité de la maintenance préventive
• Un CV (avec expériences similaires) ;
• Les preuves de réalisations antérieures (liens, captures, références) ;
• Une offre financière détaillée ;
• Un chronogramme clair du développement.
Les candidatures doivent être soumises via le lien suivant : ci-après : FORMULAIRE DE MANIFESTATION D’INTERET au plus tard le 23 décembre 2025 à 23h 59 min
Aucun dossier physique ne sera reçu.
Pour toutes questions et préoccupations, veuillez nous contacter au +229 0195660509 ou +229 0199886001 ou nous envoyer un mail à : info@cerrhud.org.
NB : Seuls les candidats dont les dossiers auront été présélectionnés seront informés de la suite du processus. Le Cerrhud se réserve le droit de ne pas donner suite à cet avis de recrutement sans préjudice.
En soumettant votre candidature, vous donnez votre consentement pour la collecte, le stockage et le traitement de vos données personnelles dans le cadre du processus de sélection
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